Como reduzir os custos de acompanhamento de métricas?

Métricas são fundamentais para saber se os resultados alcançados são eficientes ou não. Elas são essenciais para a gestão de qualquer negócio, pois com informações precisas da produtividade e funcionalidade da empresa, é possível uma tomada de decisão rápida e eficiente.

Através da coleta de dados, temos auxilio na gestão do negócio. Mas apenas dados não bastam, é necessário escolher as informações corretas, analisá-las e transformá-las em insights acionáveis.

É nesse processo que muitos sofrem com a coleta de dados seguros, unificação de informações e transformação disto em inteligência. Falamos sobre isto em "Quanto tempo as pessoas perdem buscando informações?".

No post acima falamos sobre uma pesquisa da McKinsey que informou que “os funcionários gastam 1,8 horas todos os dias – 9,3 horas por semana, em média – pesquisando e coletando informações. Em outras palavras, as empresas contratam 5 funcionários, mas apenas 4 comparecem ao trabalho; pois o quinto está em busca de respostas, mas não contribui com nenhum valor ”.

Então deixamos aqui a seguinte pergunta: É preciso gastar tanto no acompanhamento de métricas?

Hoje vamos continuar o assunto abordando ainda outros aspectos no sentido de como reduzir os custos de acompanhamento de métricas.

Neste artigo você verá:

• O custo de saber o que está acontecendo na minha empresa
• A abrangência dos KPI's e o tempo gasto em sua busca
• Simulação de gastos no acompanhamento de métricas
• Deixe a Inteligência artificial trabalhar por você

O custo de saber o que está acontecendo na minha empresa

Escolher boas métricas, difundir informação dentre os setores e funcionários e definir metas consistentes a serem alcançadas. Tudo isso parece incrível para se alcançar resultados com sucesso. Mas de que adianta tudo isso se os dados só são analisados no final do mês?

É necessário um monitoramento diário dos índices, independente do prazo de execução. Pois só assim é possível detectar impactos imediatos e corrigi-los. Reduzindo perdas e situações catastróficas no seu negócio.

Ter um sistema que te avise proativamente quando algum processo estiver ineficiente ou a meta correr risco de não ser alcançada, é de grande valia.

Investir em inteligência artificial é investir em suporte direto à tomada de decisões.

Segue abaixo algumas métricas fundamentais que você deve acompanhar para saber o que está acontecendo na sua empresa:

Indicador de Lucratividade

Este indicador é calculado com base no percentual do lucro obtido sobre o faturamento, indicando o que podemos fazer para aprimorar os resultados e para que exista uma continuidade no crescimento.

Acompanhá-lo pode evitar que ocorra falta de dinheiro na empresa.

Por exemplo: Não adianta bater a meta de faturamento com custos elevadíssimos, pois na prática não há margem de lucratividade na operação.

Indicador de Custos

Esse indicador mostra a forma que é gasto o dinheiro da empresa e como otimizá-lo. Evitando gastos, reduzindo custos sem perder a qualidade do produto oferecido. Tornando a empresa mais competitiva e sem desperdícios.

Indicador de Ponto de Equilíbrio

Este indicador informa qual é o mínimo de vendas para cobrir os custos de operação sem prejuízo. Ele representa o ponto em que o faturamento se iguala aos custos e às despesas. Auxiliando assim na criação de metas comerciais, definições de preço e abre um leque para todo o planejamento estratégico, tático e operacional da empresa.

Indicador de rentabilidade

Através deste indicador é possível saber se os retornos dos ganhos obtidos estão sendo atrativos a empresa. Ou seja, se o lucro obtido supre o investimento realizado.

Portanto, investir em indicadores de performance é uma maneira eficiente de prevenir perdas e não atingimentos de metas na sua empresa.

A abrangência dos KPIs e o tempo gasto em sua busca

Os indicadores chave de performance (KPIs) são uma forma de medir se as ações aplicadas, estão atingindo os objetivos propostos pela empresa. Eles são mecanismos fundamentais para uma gestão eficiente.

Embora sejam muitas as técnicas utilizadas para obter sucesso, os imprevistos acontecem! Os indicadores de performance evitam que metas complexas tenham chances altas de fracasso e não atingimento do resultado esperado. Pois através dos KPIs os gestores conseguem avaliar metas, setores e funcionários.

Ou seja, os KPIs abrangem toda a empresa. É preciso criar uma hierarquia que começa pela alta gestão da empresa, definindo portanto os KPIs primários. A partir disso cada setor/departamento abrem cada vez mais em pequenos KPIs relativos a funções táticas e até operacionais.

Medidas podem (e devem) ser tomadas para correções e perpetuação de melhores práticas (pode-se aplicar PDCA por exemplo). Evitando erros, prevenindo problemas e direcionando a equipe com mais segurança.

Desta forma, conforme a empresa evolui em suas operações, os KPIs também precisam evoluir e serem adaptados a novas realidades.

Entretanto ainda vemos muitos gestores "perdidos" em meio a inúmeros relatórios e dados não construtivos.

Simulação de gastos no acompanhamento de métricas

No início do post falamos que uma pesquisa da McKinsey que informou que “os funcionários gastam 1,8 horas todos os dias – 9,3 horas por semana, em média – pesquisando e coletando informações. Em outras palavras, as empresas contratam 5 funcionários, mas apenas 4 comparecem ao trabalho; pois o quinto está em busca de respostas, mas não contribui com nenhum valor ”.  

Se as pesquisas evidenciam que um trabalhador gasta 2,5 horas por dia, procurando informações. Assumindo agora um salário médio anual de R$ 33.600,00 a incapacidade de encontrar e recuperar a organização dos custos, que emprega 1000 trabalhadores, seria de  R$ 11 milhões por ano.

Agora você pode trazer isso à sua realidade também, na verdade isto é necessário.

Uma outra simulação possível para negócios de um porte menor. Se você tem 10 gestores com salário mensal de 2.800,00. Totaliza um gasto anual de 336.000,00 (sem considerar os demais encargos).

Sendo assim, se 1/3 do tempo é utilizado para juntar informações, pesquisar e analisar métricas para tomar decisões...

Estamos falando de:

• 100.800,00 ano
• 8400,00 mês
• 280,00 dia

Dando dimensão a questão, e usando a matemática fica visível o quanto a questão é pertinente.

A grande pergunta é, como reduzir os custos de acompanhamento de métricas?

Deixe a Inteligência artificial trabalhar por você

A inteligência ganha cada vez mais espaço em um mercado saturado com a quantidade de informações produzidas em poucas horas. A solução é uma das alternativas para como reduzir os custos de acompanhamento de métricas.

A Rampfy utiliza data mining para extração de informações valiosas do ERP que você já utiliza. Passamos a analisar por meio de um robô que utiliza machine learning para entregar a você os principais indicadores e KPIs que você precisa monitorar.

Todo esse processo é feito de forma automática pela própria solução. Que traz notificações no seu celular (como uma mensagem de WhatsApp) proativamente sobre processos ineficientes.

O que receber, quando e para quem é enviado é você quem define. Usamos a inteligência artificial para transformar a informação em inteligência para o seu negócio.